Datenschutzerklärung

Verantwortlicher: NiiRo.ai, Inh. Robin Kolb, Carrer de S'Illot 13, 07400 Alcudia, Spanien, info@niiro.ai

Stand: 18. Juli 2026

Welche Daten verarbeitet werden

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung von Crewmate, der Bearbeitung von Buchungen und Geschäftsvorgängen, der Musikwunsch- und Set-Assistant-Funktion, der Verwaltung von DJ-Profilen, dem Support-Chatbot sowie der vom Nutzer ausgelösten KI-Unterstützung. Für Konto- und Nutzungsdaten kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO in Betracht; für freiwillig veröffentlichte Profile Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für Daten eigener Endkunden bestimmt der jeweilige Crewmate-Nutzer als Verantwortlicher Zweck und Rechtsgrundlage. Die KI-Funktionen treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO; Entwürfe und Empfehlungen sind vom Nutzer zu prüfen.

Drittanbieter

Crewmate nutzt insbesondere Supabase für Datenhaltung und Authentifizierung, Vercel für Hosting, Stripe für Abonnements und Anthropic für die aktiven KI-Funktionen. Kundenantworten, Support-Chatbot, Bild-/Screenshot-/PDF-Analyse, strukturierte Extraktion, Preislisten-Hilfen und Set-Assistant-Unterstützung werden über die Anthropic Messages API mit dem festgelegten Modell claude-opus-5 verarbeitet. Die Audio-Transkription ist davon getrennt und ist die einzige verbliebene OpenAI-Funktion; sie verwendet den OpenAI-Endpunkt /v1/audio/transcriptions mit whisper-1.

An Anthropic werden nur die für die jeweils ausgelöste Funktion benötigten Inhalte übermittelt. Dazu können Nachrichtentext, Name, Kontext, CRM-/Ereignisangaben, interne Notizen, frühere Gespräche, eigene Q&A-Beispiele, Chat-Nachrichten, Trackdaten oder hochgeladene Bilder/PDFs gehören; Audiodateien gehen ausschließlich an den OpenAI-Transkriptionsendpunkt. Die Messages API ist zustandslos: Crewmate legt beim Anbieter keinen serverseitigen Gesprächszustand an, sondern sendet den benötigten Kontext pro Aufruf erneut. Das schaltet die gesonderte Missbrauchsüberwachung der Anbieter nicht automatisch aus.

Nach den aktuellen Anthropic-Datenangaben werden über die API übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet, sofern der API-Kunde sie nicht ausdrücklich freigibt. Standardmäßige Missbrauchsprotokolle können Kundeninhalte und daraus abgeleitete Metadaten enthalten und werden laut Anbieter grundsätzlich bis zu 30 Tage aufbewahrt; eine längere Aufbewahrung kann gesetzlich erforderlich oder zum Schutz von Diensten oder Dritten notwendig sein. Einige Textpfade nutzen Prompt-Caching; Anthropic beschreibt hierfür kurzlebige (ephemere) Cache-Einträge mit einer Standard-Lebensdauer von 5 Minuten ab dem letzten Zugriff. Für die getrennte Audio-Transkription gelten die OpenAI-Datenkontrollen; die aktuelle OpenAI-Tabelle weist für /v1/audio/transcriptions keine Missbrauchsprotokoll- oder Anwendungszustandsaufbewahrung aus.

Besondere Anbieter-Kontrollen wie Zero Data Retention, Modified Abuse Monitoring oder ausschließliche EU-Datenresidenz erfordern bei Anthropic wie bei OpenAI eine gesonderte Freischaltung bzw. Projektkonfiguration. Ihre Aktivierung ist nicht durch den App-Code belegt und wird daher nicht zugesagt. Welche Auftragsverarbeitungs- oder Drittlandtransfer-Regelung im Einzelfall gilt, richtet sich nach den jeweils aktuellen Verträgen und Provider-Projekteinstellungen; diese Erklärung behauptet keine pauschale DPA-, SCC- oder EU-Residenz-Konfiguration.

Cookies und lokale Speicherung

Crewmate setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicher ein – insbesondere ein verschlüsseltes HttpOnly-Refresh-Cookie für die Anmeldung sowie lokale Kennungen (z. B. Gast-/Chat-Sitzung und Anmelde-Marker) im Browser-Speicher. Es werden keine Werbe-, Marketing- oder geräteübergreifenden Tracking-Cookies und keine Drittanbieter-Profilbildung verwendet; daher ist kein Cookie-Einwilligungsbanner erforderlich. Interne Nutzungsstatistiken (z. B. Anzahl der Verarbeitungsläufe, Dauer und Qualitätswerte) werden serverseitig und ohne webseitenübergreifendes Tracking erhoben.

Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für Konto-, Anmelde- und eigene Nutzungsdaten der Crewmate-Nutzer ist NiiRo.ai Verantwortlicher. Soweit Crewmate-Nutzer (DJ-Agenturen) personenbezogene Daten ihrer eigenen Endkunden verarbeiten, ist regelmäßig der jeweilige Nutzer Verantwortlicher und NiiRo.ai handelt nur in dem Umfang als Auftragsverarbeiter, der in einer gesondert anwendbaren Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO festgelegt ist. Diese Datenschutzerklärung ersetzt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Anthropic und – für die Audio-Transkription – OpenAI sind bei solchen Verarbeitungsvorgängen nach Maßgabe der tatsächlich geltenden Vertragskette Empfänger bzw. weitere Auftragsverarbeiter; eine Vertragsrolle wird nicht allein aus dem technischen API-Aufruf abgeleitet.

Speicherdauer und lokale Daten

Geschäfts-, Rechnungs- und Vertragsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Eine Kontolöschung entfernt owner-bezogene App-Daten, soweit keine aufbewahrungspflichtigen Rechnungen oder Verträge entgegenstehen; solche Fälle erfordern einen gesonderten Anonymisierungs-/Aufbewahrungsprozess. Einzelne KI-Antworten können im geschützten Verlauf vom Nutzer gelöscht werden.

Rohdaten von Bild-/PDF- und Audio-Uploads werden von den jeweiligen Analyse-/Transkriptions-Endpunkten nur für die laufende Anfrage gelesen und nicht als eigene Upload-Datei in Crewmate gespeichert. Extrahierte Inhalte, Transkripte oder KI-Ergebnisse können jedoch gespeichert werden, wenn der Nutzer sie in Kunden-, Preislisten-, Antwort- oder anderen App-Datensätzen übernimmt. Gast-Chat-Sitzungen und zugehörige Nachrichten sind serverseitig für eine tägliche Löschung nach 90 Tagen konfiguriert; die Wirksamkeit des Produktions-Cronjobs ist Teil der Betriebsprüfung.

Gast- und Chat-Kennungen bleiben lokal im Browser, bis sie durch Browser-Funktionen, Logout oder manuelles Löschen entfernt werden. Die gesonderte Anbieter-Aufbewahrung (Anthropic bzw. OpenAI) ist im Abschnitt „Drittanbieter“ beschrieben.

Ihre Rechte

Sie haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Kontakt: info@niiro.ai. Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).