Crewmate

Datenschutzerklärung

Verantwortlicher: NiiRo.ai, Inh. Robin Kolb, Carrer de S'Illot 13, 07400 Alcudia, Spanien, info@niiro.ai

Stand: 10. November 2026

Welche Daten verarbeitet werden

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung dient der Bereitstellung von Crewmate, der Bearbeitung von Buchungen und Geschäftsvorgängen, der Musikwunsch- und Set-Assistant-Funktion, der Verwaltung von DJ-Profilen, dem Support-Chatbot sowie der vom Nutzer ausgelösten KI-Unterstützung. Für Konto- und Nutzungsdaten kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO in Betracht; für freiwillig veröffentlichte Profile Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine solche Einwilligung (öffentliches Profil, Listung im DJ-Verzeichnis) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Veröffentlichung oder die Verzeichnis-Listung im Profil abschalten oder an info@niiro.ai schreiben; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Die Bereitstellung der bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben (E-Mail-Adresse, Passwort, Name oder Firma, Anschrift und Land) ist für den Abschluss und die Durchführung des Nutzungsvertrags erforderlich; ohne sie kann kein Konto angelegt werden. Alle weiteren Angaben, etwa für ein öffentliches DJ-Profil, sind freiwillig; fehlen sie, steht nur die jeweilige Funktion nicht zur Verfügung. Für Daten eigener Endkunden bestimmt der jeweilige Crewmate-Nutzer als Verantwortlicher Zweck und Rechtsgrundlage. Die KI-Funktionen treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO; Entwürfe und Empfehlungen sind vom Nutzer zu prüfen.

Drittanbieter

Crewmate nutzt Supabase für Datenhaltung und Authentifizierung, Vercel für Hosting, Stripe für Abonnements, Anthropic für die KI-Funktionen und OpenAI für die Audio-Transkription. Kundenantworten, Support-Chatbot, Bild-/Screenshot-/PDF-Analyse, strukturierte Extraktion, Preislisten-Hilfen, Übersetzung von Gerätebezeichnungen und Set Assistant verwenden die Anthropic Messages API mit claude-haiku-5-5. Audio-Transkription verwendet den OpenAI-Endpunkt /v1/audio/transcriptions mit gpt-transcribe.

An Anthropic werden nur die für die jeweils ausgelöste Funktion benötigten Inhalte übermittelt. Dazu können Nachrichtentext, Name, Kontext, CRM-/Ereignisangaben, interne Notizen, frühere Gespräche, eigene Q&A-Beispiele, Chat-Nachrichten, Trackdaten oder hochgeladene Bilder/PDFs gehören; Audiodateien gehen ausschließlich an den OpenAI-Transkriptionsendpunkt. Die Messages API ist zustandslos: Crewmate legt beim Anbieter keinen serverseitigen Gesprächszustand an, sondern sendet den benötigten Kontext pro Aufruf erneut. Das schaltet die gesonderte Missbrauchsüberwachung der Anbieter nicht automatisch aus.

Für die Verarbeitung durch Anthropic gelten die Angaben von Anthropic. Nach Angaben von Anthropic werden Eingaben und Ausgaben aus der kommerziellen API nicht ohne ausdrückliche Zustimmung zum Training verwendet. Nach Angaben von Anthropic richtet sich die Aufbewahrung nach der Aufbewahrungsrichtlinie von Anthropic; gesetzliche und missbrauchsbezogene Ausnahmen bleiben möglich. Für Audio-Transkription gelten die OpenAI-Datenkontrollen; OpenAI weist für diesen Endpunkt keine Missbrauchsprotokoll- oder Anwendungszustandsaufbewahrung aus.

Für die Ermittlung von Veranstaltungsorten und Entfernungen nutzt Crewmate einen Geokodierungs-Dienst: Google Places (maps.googleapis.com, places.googleapis.com), sofern ein Google-Schlüssel konfiguriert ist, und OpenStreetMap/Nominatim als schlüssellosen Ausweichweg. Übermittelt wird der Adresstext selbst – Straße, PLZ und Ort des Veranstaltungsorts bzw. des Dienstleisters – ohne Namen und ohne weitere Kundendaten. Das macht die Übermittlung nicht personenbezogen-frei: bei einer Privatfeier ist die Veranstaltungsadresse die Wohnanschrift des Endkunden. Die Abfrage findet nur statt, wenn ein Nutzer eine Entfernungs- oder Ortsermittlung auslöst; eine Speicherung beim Anbieter wird von dieser Erklärung nicht zugesagt und richtet sich nach dessen jeweils geltenden Bedingungen.

Die Systemmails von Crewmate (Passwort zurücksetzen, Hinweis auf geänderte Bankdaten, Buchungsabsage, Widerrufsbestätigung, Prüfmail zur Gutschrift, Meldungen aus dem Gigboard) versendet Resend im Auftrag von NiiRo. Übermittelt werden die Empfängeradresse und der Inhalt der jeweiligen Mail; Resend verarbeitet sie, um die Mail zuzustellen.

Besondere Anbieter-Kontrollen wie Zero Data Retention, Modified Abuse Monitoring oder ausschließliche EU-Datenresidenz erfordern bei Anthropic und OpenAI eine gesonderte Freischaltung bzw. Projektkonfiguration. Ihre Aktivierung ist nicht durch den App-Code belegt und wird daher nicht zugesagt. Welche Auftragsverarbeitungs- oder Drittlandtransfer-Regelung im Einzelfall gilt, richtet sich nach den jeweils aktuellen Verträgen und Provider-Projekteinstellungen; diese Erklärung behauptet keine pauschale DPA-, SCC- oder EU-Residenz-Konfiguration.

Übermittlung in Drittländer

Anthropic, OpenAI, Vercel, Stripe, Google und Resend sind Unternehmen mit Sitz in den USA oder deren Konzerngesellschaften. Bei ihrer Nutzung können personenbezogene Daten in die USA und damit in ein Drittland außerhalb der EU und des EWR übermittelt werden. Für die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO) nur für Empfänger, die nach diesem Rahmen zertifiziert sind; andernfalls kommen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission als geeignete Garantien nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO in Betracht. Welche dieser Garantien für einen Anbieter gilt, richtet sich nach dessen jeweils aktuellen Verträgen; Auskunft darüber und eine Kopie der Garantie erhalten Sie auf Anfrage unter info@niiro.ai.

Cookies und lokale Speicherung

Crewmate setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicher ein – insbesondere ein HttpOnly-Refresh-Cookie mit Secure-Kennzeichen (es wird nur über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen übertragen) für die Anmeldung sowie lokale Kennungen (z. B. Gast-/Chat-Sitzung und Anmelde-Marker) im Browser-Speicher. Es werden keine Werbe-, Marketing- oder geräteübergreifenden Tracking-Cookies und keine Drittanbieter-Profilbildung verwendet; daher ist kein Cookie-Einwilligungsbanner erforderlich. Interne Nutzungsstatistiken (z. B. Anzahl der Verarbeitungsläufe, Dauer und Qualitätswerte) werden serverseitig und ohne webseitenübergreifendes Tracking erhoben.

Reichweitenmessung ohne zusätzlichen Anbieter

Crewmate zählt auf dem eigenen Server, wie oft vier öffentliche Seitenarten aufgerufen werden: die Startseite, das DJ-Verzeichnis, ein öffentliches DJ-Profil und eine erfolgreich abgesendete Buchungsanfrage. In der Zähltabelle werden dabei ausschließlich zwei Angaben gespeichert – um welche der vier Arten es sich handelt und der Zeitpunkt. Nicht in der Zähltabelle stehen IP-Adresse, Browserkennung (User-Agent), Referrer, Cookies sowie Sitzungs-, Geräte- oder Besucherkennungen; die gezählten Aufrufe lassen sich deshalb weder einer Person noch einem einzelnen Besuch zuordnen und nicht zu einem Verlauf verketten. Damit die Zahlen nicht künstlich aufgebläht werden können, begrenzt Crewmate die gezählten Aufrufe je IP-Adresse: Für diese Ratenbegrenzung wird die IP-Adresse zusammen mit der Seitenart in einer eigenen Tabelle gespeichert, die mit der Zähltabelle nicht verknüpft ist – für das Zeitfenster von 5 Minuten und bis zur nächsten Aufräumung (mindestens etwa 6 Minuten, bei wenig Verkehr länger, bis ein späterer Aufruf die Aufräumung auslöst). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz der Statistik vor Missbrauch). Die Zahlen liegen in der eigenen Datenbank von Crewmate; es kommt kein zusätzlicher Anbieter hinzu, und im Browser wird dafür weder ein Skript noch ein Zählpixel geladen. Die Browserkennung wird bei der Anfrage nur gelesen, um offensichtliche Suchmaschinen-Crawler nicht mitzuzählen, und dabei nicht gespeichert. Auch weitere öffentliche Funktionen – Buchungsanfrage, Musikwunsch, Vertragssignatur, Chat-Assistent und Kalender-Abonnement – begrenzen zum Schutz vor Missbrauch die Anfragen je IP-Adresse; die Adresse wird dafür ebenso nur kurzzeitig für das jeweilige Zeitfenster bis zur nächsten Aufräumung gespeichert.

NiiRo Calendar (calendar.niiro.ai): Für Erinnerungen speichern wir je Gerät die vom Browser vergebene Push-Adresse und ihre Schlüssel, bis zum Abmelden und höchstens 90 Tage nach der letzten Nutzung. Der Inhalt einer Erinnerung geht verschlüsselt über den Push-Dienst deines Browsers (Google, Apple, Mozilla oder Microsoft). Gelöschte Termine liegen 30 Tage im Papierkorb. Das Änderungsprotokoll enthält nur Kennungen und Feldnamen und wird nach 12 Monaten gelöscht.

Rolle: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Für Konto-, Anmelde- und eigene Nutzungsdaten der Crewmate-Nutzer ist NiiRo.ai Verantwortlicher. Soweit Crewmate-Nutzer (DJ-Agenturen) personenbezogene Daten ihrer eigenen Endkunden verarbeiten, ist regelmäßig der jeweilige Nutzer Verantwortlicher und NiiRo.ai handelt nur in dem Umfang als Auftragsverarbeiter, der in einer gesondert anwendbaren Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO festgelegt ist. Diese Datenschutzerklärung ersetzt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Anthropic (KI-Funktionen) und OpenAI (Audio-Transkription) sind bei solchen Verarbeitungsvorgängen nach Maßgabe der tatsächlich geltenden Vertragskette Empfänger bzw. weitere Auftragsverarbeiter; eine Vertragsrolle wird nicht allein aus dem technischen API-Aufruf abgeleitet. Bei einer Buchungsanfrage oder einer Vertragssignatur über eine öffentliche Crewmate-Seite ist der jeweilige DJ auf dieser Seite als Verantwortlicher genannt.

Die Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO steht unter crewmate.niiro.ai/avv bereit; sie liegt auf Deutsch, Englisch und Spanisch vor und folgt der auf dieser Seite gewählten Sprache.

Gigboard: Weitergabe von Aufträgen zwischen DJs

Die Verarbeitung im Gigboard dient der Anbahnung und Durchführung der Auftragsweitergabe zwischen zwei Crewmate-Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Signaturnachweise – Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung, Signaturbild, Zustimmungswortlaut und Prüfsumme – belegen, dass und worauf unterschrieben wurde, und beruhen auf dem berechtigten Interesse beider Vertragsparteien an einem beweiskräftigen Vertragsschluss (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); soweit die Verträge gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, tritt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO hinzu. Das Änderungsjournal dient der Nachvollziehbarkeit und der Missbrauchsvermeidung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Vertragsangaben, die Anzeige des DJ-Profils in der Bewerbung und die Benachrichtigungen dienen ebenfalls der Durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Über die Plattform findet keine Zahlungsabwicklung statt; Gage und Einbehalt werden unmittelbar zwischen den beteiligten DJs abgerechnet. Für Angaben, die ein Crewmate-Nutzer aus dem Auftrag seines eigenen Endkunden in eine Ausschreibung übernimmt, bleibt er Verantwortlicher: er entscheidet, welche Angaben er weitergibt, und hat dafür eine eigene Rechtsgrundlage sicherzustellen.

Ausschreibungen, Bewerbungen, Benachrichtigungen, Bewertungen und Journalzeilen werden mit dem Konto gelöscht, das sie betrifft – auch Bewertungen, die ein anderer über diese Person verfasst hat. Ein Gigboard-Vertrag, den mindestens eine Seite unterschrieben hat, wird davon nicht erfasst: er gehört zwei Personen, und ihn mit dem Konto der einen zu löschen würde der anderen ihren Vertrag samt Signaturnachweis nehmen. Ein solches Konto wird deshalb nicht gelöscht, sondern geschlossen: alles andere wird gelöscht und die Anmeldung gesperrt; den unterschriebenen Vertrag bewahrt NiiRo samt Signaturnachweis, Ausschreibung und Zahlungen bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert für beide Vertragsparteien auf und löscht ihn danach. Nicht unterschriebene Vertragsentwürfe werden mit dem Konto entfernt. Nachrichten und Lesestände zu Bewerbungen ohne Vertrag werden ebenfalls mit dem Konto entfernt; Nachrichten zu einem aufbewahrten Vertrag bleiben bis zum Ende der bei „Nachrichten“ genannten Frist, Nachträge und Lesefassungen des Vertrags teilen die Frist des Vertrags.

Speicherdauer und lokale Daten

Geschäfts-, Rechnungs- und Vertragsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Eine Kontolöschung entfernt owner-bezogene App-Daten. Stehen aufbewahrungspflichtige Rechnungen, Verträge oder Buchhaltungsdaten entgegen, wird das Konto stattdessen geschlossen: alles andere wird gelöscht und die Anmeldung gesperrt. Diese Unterlagen muss der Nutzer nach deutschem Steuer- und Handelsrecht aufbewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB: acht Jahre für Rechnungen, Gutschriften und andere Buchungsbelege, sechs Jahre für Verträge und Geschäftsbriefe, soweit sie keine Buchungsbelege sind, zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse); in Spanien gilt für Bücher, Korrespondenz und Belege eine Frist von sechs Jahren (Art. 30 Código de Comercio). NiiRo bewahrt sie dafür unverändert für ihn auf, einheitlich acht Jahre für Rechnungen, Gutschriften und unterschriebene Verträge und zehn Jahre für Bücher (das deckt die kürzeren Fristen mit ab), nutzt sie in dieser Zeit nur dafür und löscht sie danach. Einzelne KI-Antworten können im geschützten Verlauf vom Nutzer gelöscht werden.

Rohdaten von Bild-/PDF- und Audio-Uploads werden von den jeweiligen Analyse-/Transkriptions-Endpunkten nur für die laufende Anfrage gelesen und nicht als eigene Upload-Datei in Crewmate gespeichert. Extrahierte Inhalte, Transkripte oder KI-Ergebnisse können jedoch gespeichert werden, wenn der Nutzer sie in Kunden-, Preislisten-, Antwort- oder anderen App-Datensätzen übernimmt. Gast-Chat-Sitzungen und zugehörige Nachrichten sind serverseitig für eine tägliche Löschung nach 90 Tagen konfiguriert; die Wirksamkeit des Produktions-Cronjobs ist Teil der Betriebsprüfung.

Musikwunsch-Kanäle: Ein beendeter Kanal wird 7 Tage nach dem Ende des Events archiviert und 60 Tage nach der Archivierung automatisch gelöscht, zusammen mit allen Musikwünschen, Stimmen und Gast-Berechtigungen des Kanals. Songangaben, optionale Nachrichten an den DJ und die pseudonyme Sitzungskennung der Gäste bleiben damit bis zu rund 67 Tage nach dem Ende des Events gespeichert.

DJ-Netzwerk, Postfach und private Notizen: Nachrichten bleiben gespeichert, bis beide Beteiligten ihre jeweilige Kopie einer Unterhaltung gelöscht haben — dann entfernt ein täglicher Serverlauf den Datensatz endgültig. Lesen und Löschen des eigenen Verlaufs bleiben auch nach dem Ende einer Verbindung möglich; die Unterhaltung erscheint dann als Archiv ohne Schreibmöglichkeit. Freundschaftsverbindungen bleiben als Statuseintrag gespeichert, auch nach dem Entfernen oder Blockieren — sonst wäre eine Blockierung nicht wirksam; sie werden mit der Kontolöschung entfernt. Private Notizen über einen anderen Nutzer kann der Verfasser jederzeit löschen; beim Beenden oder Blockieren einer Verbindung werden sie zusätzlich automatisch entfernt. Eine Kontolöschung entfernt Verbindungen, Nachrichten und Notizen in beide Richtungen. Anhänge werden gelöscht, sobald beide Beteiligten ihre Kopie der Nachricht gelöscht haben, und bei einer Kontolöschung zusätzlich für alle Nachrichten, die dieses Konto gesendet oder empfangen hat.

Gast- und Chat-Kennungen bleiben lokal im Browser, bis sie durch Browser-Funktionen, Logout oder manuelles Löschen entfernt werden. Die gesonderte Anbieter-Aufbewahrung (Anthropic, OpenAI) ist im Abschnitt „Drittanbieter“ beschrieben.

Ihre Rechte

Sie haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Kontakt: info@niiro.ai. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständige Aufsichtsbehörde für NiiRo.ai ist die Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).