Was ist Crewmate und wie funktioniert das System?
Crewmate ist eine KI-gestützte Business-Suite für DJs. Das System verbindet Kundenverwaltung, Kundenantworten, E-Mail, Angebote, Verträge, Rechnungen, Vorgespräche, Gigboard, Musikwünsche und DJ-Profil, damit aus einer Anfrage ein sauber geführter Geschäftsvorgang wird.
Was ist der Unterschied zwischen „Unternehmen" und „Firmendaten"?
Beide stehen unter System → Unternehmen und sind nicht dasselbe. Unternehmen sind bis zu drei Absenderprofile — je mit eigenem Namen, Logo, Anschrift, Bankkonten und Markt. Du wählst pro Vorgang eines davon aus. Firmendaten darunter sind die kontoweiten Angaben, die greifen, wenn kein Unternehmen gewählt oder ein Feld dort leer ist; hier stehen außerdem die Reisekosten-Sätze, die es nur einmal pro Konto gibt. Faustregel: pflege alles am Unternehmen; die Firmendaten sind der Rückfall.
Kann ich mehrere Unternehmen verwalten?
Ja. Im Bereich "Unternehmen" kannst du bis zu drei Unternehmen mit eigenen Firmendaten, Logo, Markt und Sprache pflegen. Beim Generieren einer Antwort wählst du das passende Unternehmen aus; Name, Website und Kontakt-E-Mail dieses Unternehmens gehen als Absender in die Antwort ein. Ton und Stil steuerst du nicht hier, sondern über Q&A Training und deine Korrekturen.
Was kostet Crewmate?
Crewmate hat zwei Abo-Stufen: Standard kostet 29 € pro Monat für CRM, KI-Antworten, Angebote, Verträge, Rechnungen und DJ-Profil. Premium kostet 49 € pro Monat und ergänzt Musikwunsch, Gigboard, NiiRo Meeting und Crewtree. Beide Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer und werden sicher über Stripe abgerechnet.
Wie ändere ich die Dashboard-Sprache?
Oben rechts im Header findest du ein Dropdown-Menü mit DE, EN und ES. Die Sprachauswahl wird gespeichert und beim nächsten Besuch automatisch wiederhergestellt.
Was ist der KI-Chatbot?
Der integrierte Chatbot (rechts unten im Dashboard) beantwortet Fragen zur App in Echtzeit. Er nutzt Claude Opus 5 mit einer aktuellen Wissensbasis zu allen Crewmate-Funktionen. Du kannst ihn auf Deutsch, Englisch oder Spanisch nutzen – die Oberfläche gibt die Sprache an die KI-Assistenz weiter.
Wie kann ich eine Kundenanfrage bearbeiten?
Im Tab "Neue Anfrage" hast du drei Möglichkeiten: (1) Screenshot hochladen – ziehe einen Screenshot einer Kundennachricht (WhatsApp, E-Mail, Instagram etc.) per Drag & Drop oder Einfügen (Strg+V) in die Drop-Zone. (2) Text manuell eingeben – schreibe oder füge die Nachricht direkt in das Textfeld ein. (3) Audio hochladen – lege eine Sprachnachricht (MP3, M4A, OGG, WAV, WebM) in die Audio-Zone; sie wird automatisch transkribiert. Wähle dann das passende Unternehmen und den Kanal aus und klicke auf "Antwort generieren". Das System generiert innerhalb von 30-90 Sekunden eine professionelle Antwort.
Was bedeuten die Pipeline-Schritte?
Vision: Liest Text aus dem Screenshot (nur bei Bild-Upload).
Intake: Analysiert Anfrage, Sprache, Event-Typ, Datum und Formalität.
Kalender: Prüft deine Termine aus DJ Tools > Kalender.
Strategie: Entwickelt Antwortstrategie und Paketempfehlung.
Writer: Schreibt den ersten Entwurf.
QA-Reparatur: Nur wenn die Prüfung anschlägt, wird der Entwurf einmal gezielt überarbeitet.
QA: Prüft den Entwurf gegen die aktuelle Modell-Policy mit festen Mindestschwellen je Qualitätsstufe.
Wie funktioniert die Stammkunden-Erkennung?
Wenn du einen Kundennamen eingibst, durchsucht das System automatisch die Kundendatenbank. Wird ein Stammkunde erkannt, fließen dessen bisherige Konversationen, Vorlieben und Notizen in die Antwortgenerierung ein. So kann die KI personalisierte Antworten schreiben, die auf die Historie des Kunden Bezug nehmen.
Wozu dient das Feedback-System (Sterne)?
Nach jeder generierten Antwort kannst du eine Bewertung von 1-5 Sternen und optionale Verbesserungshinweise speichern. Das hilft bei Qualitätsmessung und Stilprofil, erzeugt aber kein Q&A-Beispiel. Nur wenn du die Antwort über „So hätte ich geantwortet“ korrigierst und speicherst, wird die korrigierte Anfrage-Antwort-Kombination als Trainingsbeispiel übernommen.
Was sind Q&A-Trainingsbeispiele?
Q&A-Trainingsbeispiele sind echte Anfrage-Antwort-Paare, die der KI als Referenz dienen. Die passendste, sprach- und kanalverträgliche Antwort wird vor der Nutzung um historische Falldaten bereinigt und ist anschließend die verbindliche Referenz für Aufbau, Länge, Ton und Formulierungen; weitere Beispiele liefern ausschließlich anonymisierte Stilmetriken. Du kannst Beispiele manuell im Q&A Training-Tab oder durch eine ausdrücklich gespeicherte Antwortkorrektur hinzufügen.
Kann ich Sprachnachrichten verarbeiten?
Ja! Im Tab „Neue Anfrage" kannst du eine Audio-Datei hochladen (z. B. WhatsApp-Sprachnachricht). Die Datei wird automatisch per OpenAI Whisper transkribiert und der erkannte Text als Kundenanfrage in die KI-Pipeline eingespeist. So funktionieren auch gesprochene Anfragen nahtlos.
Wie funktionieren Bookinganfragen?
Anfragen über deinen öffentlichen DJ-Bookinglink erscheinen im Bereich Bookinganfragen. Dort kannst du sie annehmen, ablehnen und bei Annahme direkt einen Kunden sowie ein vorausgefülltes Angebot vorbereiten.
Wofür sind Verlauf und Transkription?
Im „Verlauf" findest du jede erzeugte Antwort wieder, kannst Fassungen vergleichen und Formulierungen für einen Folgekontakt wiederverwenden. Die „Transkription" wandelt Sprachnachrichten und Gesprächsaufnahmen in durchsuchbaren Text (MP3, M4A, WAV, OGG, WebM, FLAC · max. 4 MB) — nützlich für Vorgespräche, die du nur als Aufnahme hast.
Was kann ich in der Kundenliste?
Unter „Kunden > Kundenliste" liegen Kontakte, Stammdaten und der Eventbezug an einem Ort. Von dort übernimmst du einen Kunden direkt in ein Angebot, ein Vorgespräch oder einen Vertrag, statt die Daten erneut zu tippen. Zwei Dinge greifen still mit: die KI erkennt bei einer neuen Anfrage einen Stammkunden und bezieht seine Historie ein (siehe „Wie funktioniert die Stammkunden-Erkennung?"), und einen bestehenden Kunden kannst du zum Provisionspartner machen.
Was ist ein Vorgespräch?
Ein Vorgespräch ist der strukturierte Fragebogen, den du vor dem Event mit dem Kunden durchgehst — Ablauf, Musikwünsche, Zeiten, Technik und Ansprechpartner. Crewmate bereitet ihn aus den vorhandenen Kunden- und Angebotsdaten vor; der Kunde kann ihn über einen Link selbst ausfüllen, und das Ergebnis bleibt beim Vorgang dokumentiert.
Wofür lege ich Locations an?
Unter „Locations" erfasst du Veranstaltungsorte mit Adresse, Zeiten und Technik-Hinweisen. Beim nächsten Angebot wählst du die Location aus, statt alles neu einzutippen — und mit hinterlegter Adresse kann Crewmate die Anfahrt automatisch berechnen, sofern in den Firmendaten ein Kilometersatz steht.
Wofür ist der Kalender?
Im Kalender pflegst du Termine, Sperrzeiten und Verfügbarkeiten. Die KI-Pipeline liest ihn im Schritt „Kalender" und weiß dadurch, ob ein angefragtes Datum frei ist. Der Kalender selbst gehört zum Standard-Abo; nur das Teilen eines Firmenkalenders mit einem anderen registrierten Dienstleister setzt Premium voraus.
Wie importiere ich eine Preisliste?
Es gibt drei Wege:
1. URL-Import: Im Preisliste-Tab klicke auf "Aus URL importieren", gib die URL deiner Preislisten-Webseite ein und die KI schlägt Positionen zur Prüfung vor.
2. Datei-Import: Klicke auf "Datei importieren" und lade eine Excel-Datei (.xlsx), Word-Datei (.docx) oder CSV-Datei hoch.
3. Manuell: Klicke auf "Position hinzufügen" und fülle das Formular aus.
Prüfe importierte Positionen vor der Verwendung; danach werden Name, Preis, Kategorie und MwSt.-Satz gespeichert.
Wie erstelle ich ein Angebot?
Im Tab "Angebote" klicke auf "Neues Angebot". Fülle die Kundendaten aus (Name, E-Mail, Adresse), gib die Event-Details ein (Location, Datum, Uhrzeit) und füge Positionen aus deiner Preisliste hinzu. Die Berechnung (Netto, MwSt., Gesamt) erfolgt automatisch. Du kannst den MwSt.-Satz je nach Land anpassen. Das Angebot wird als Entwurf gespeichert und kann später gesendet/akzeptiert/abgelehnt werden.
Wie funktionieren Rabatte?
Im Bereich „Rabatte" legst du wiederverwendbare Nachlässe mit klarer Bezeichnung an — prozentual oder als fester Betrag. Im Angebot wählst du einen davon aus; die Berechnung erscheint als eigene, nachvollziehbare Zeile, statt den Positionspreis stillschweigend zu verändern.
Wie komme ich vom Angebot zum Vertrag?
Im Bereich „Verträge" erstellst du einen Vertrag aus einem angenommenen Angebot — Kunden-, Event- und Preisdaten werden übernommen. Du prüfst die Klauseln, ergänzt Zahlungsziel und Ansprechpartner und verfolgst anschließend den Signaturstatus. Aus dem unterschriebenen Vertrag entsteht später die Rechnung mit denselben Daten.
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Im Bereich „Rechnungen" klicke auf „Neue Rechnung". Fülle Kundendaten und Positionen aus – die MwSt. wird automatisch berechnet (alle 27 EU-Länder mit korrekten Sätzen, inkl. Reverse Charge für B2B). Anschließend kannst du die Rechnung als PDF, ZUGFeRD (hybrides PDF mit eingebetteten XML-Daten) oder XRechnung (reines XML für Behörden) exportieren. Die Rechnungsnummer wird automatisch fortlaufend vergeben.
Was macht der Bereich Buchhaltung?
Der Bereich „Buchhaltung" bindet NiiRo Tax direkt ins Dashboard ein. Belege und Buchungsdaten aus deinen Rechnungen werden dorthin übergeben, und du siehst die steuerliche Auswertung, ohne die App zu wechseln. Die Anmeldung läuft über deinen Crewmate-Zugang.
Was sind Provisionspartner?
Provisionspartner sind Agenturen und Vermittler, die dir Aufträge bringen. Du hinterlegst Firmen- und Provisionsdaten, und Crewmate erzeugt daraus die Provisionsvereinbarung sowie die Gutschrift (Self-Billing) mit der vereinbarten Beteiligung. Einen bestehenden Kunden kannst du direkt zum Provisionspartner machen.
Wie richte ich mein DJ-Profil ein?
Im Bereich „DJ-Profil" kannst du Künstlername, Tagline, Bio, Genres, Standort, Erfahrungsjahre und Social-Media-Links (Instagram, Facebook, YouTube, SoundCloud, Spotify, TikTok) eintragen. Lade ein Profilbild und bis zu 6 Portfolio-Medien (Bilder oder Videos) hoch. Aktiviere „Profil veröffentlichen", um ein eigenes Profil unter deiner Slug-URL zu erhalten, und „Im öffentlichen DJ-Verzeichnis anzeigen" für die Listung im DJ-Verzeichnis.
Was ist das DJ-Verzeichnis und wie werde ich dort gelistet?
Das DJ-Verzeichnis ist eine öffentliche Übersichtsseite aller bei Crewmate registrierten DJs. Wenn du in deinen DJ-Profil-Einstellungen den Haken bei „Im öffentlichen DJ-Verzeichnis anzeigen" setzt, wird dein Profil (Name, Foto, Genres, Standort) dort gelistet und verlinkt. Die Listung kann jederzeit deaktiviert werden. Bitte beachte: Mit der Aktivierung stimmst du zu, dass dein öffentliches Profil auch zu Werbezwecken von NiiRo.ai (z. B. auf Social Media, Webseiten oder Marketingmaterialien) verwendet werden darf.
Wie funktionieren die Musikwunsch-Kanäle?
Im Bereich „Musikwünsche" erstellst du einen Kanal für ein Event (mit optionalem Start-/Enddatum und maximaler Anzahl Wünsche). Jeder Kanal bekommt eine öffentliche URL und einen QR-Code. Gäste scannen den Code und senden Songwünsche über Titel und Künstler oder die eingebaute Songsuche. Du siehst alle Wünsche live und kannst sie genehmigen, abspielen oder blockieren.
Was ist das Gigboard?
Das Gigboard ist die Premium-Börse für Aufträge: Du findest passende Gigs anderer DJs, bewirbst dich darauf und verfolgst den Stand deiner Bewerbungen samt zugehöriger Verträge. Ausschreibungen enthalten bewusst keine Kundendaten — die bleiben beim ausschreibenden DJ.
Was sind NiiRo Meeting und Crewtree?
Beides sind Premium-Funktionen. NiiRo Meeting organisiert Kundentermine vom Buchungslink bis zum Videocall — der Kunde bucht selbst einen freien Slot. Crewtree ist deine Link-in-Bio-Seite: eine öffentliche Seite mit Profil, Buchungsweg, Musikwunsch-Link und Sets, die du für Social Media verwendest.
Was sind Social und Postfach?
„Social" ist dein DJ-Netzwerk innerhalb von Crewmate: Kontakte, gemeinsame Jobs und private Notizen zu Kollegen. „Postfach" sind die direkten Unterhaltungen mit bestätigten Kontakten aus diesem Netzwerk. Beides ist von deinen Kundendaten getrennt — Kunden sehen davon nichts.
Wofür sind Mitarbeiter und Dienstleister im Team?
Unter System → Team pflegst du beides je Unternehmen. Mitarbeiter sind Personen deines eigenen Betriebs; du wählst sie im Angebot als zuständige Person aus, und ihr Name erscheint im Vertrag als Ansprechpartner. Dienstleister sind externe Partner (Sub-DJs, Technik). Für sie kannst du ein eigenes Dienstleister-Angebot erzeugen, und ihre Bankverbindung wird in Verträgen und Gutschriften als Empfängerkonto verwendet — trage darum unbedingt ihr Land ein, es entscheidet über den Steuersatz.
Was ist der Mail-Bereich?
„Mail" öffnet deinen verbundenen NiiRo-Mail-Arbeitsbereich direkt im Dashboard — geschäftliche E-Mails, Kalender und Kontakte an einem Ort. Die Anmeldung läuft über deinen Crewmate-Zugang. Absender und Signatur pflegst du dort eigenständig; sie werden nicht aus den Firmendaten übernommen.
Wie sicher sind meine Daten?
Das Dashboard ist passwortgeschützt und unterstützt optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA/TOTP). Daten werden in Supabase gespeichert und die Kommunikation läuft über HTTPS. Crewmate ist an DSGVO-Anforderungen ausgerichtet; Details und Auftragsverarbeiter stehen in der Datenschutzerklärung. Daten werden nur an die dort genannten Anbieter übermittelt, soweit eine Funktion sie benötigt.
Wie aktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)?
Unter System → Unternehmen findest du unten die Karte „Sicherheit — Zwei-Faktor-Authentifizierung". Klicke auf „2FA einrichten", scanne den QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Authy) und gib den 6-stelligen Code zur Bestätigung ein. Danach wird bei jedem Login nach dem Passwort zusätzlich ein TOTP-Code abgefragt. Abschalten lässt sich der zweite Faktor nicht – Crewmate verlangt ihn für jeden Zugang. Wiederherstellungscodes lassen sich in derselben Karte jederzeit neu erzeugen.
