Crewmate

Crewmate ist eine KI-gestützte Business-Suite für DJs. Das System verbindet Kundenverwaltung, KI-Antworten auf Kundenanfragen, Angebote, Verträge und Rechnungen an einem Ort.

Im Menü findest du:

• Anfragen: Neue Anfrage, Verlauf, Bookinganfragen und Q&A Training
• Kunden: Kundenliste, Provisionspartner, Locations und Vorgespräche
• DJ Tools: DJ Profil, Kalender, Transkription sowie die Premium-Bereiche Musikwunsch, Gigboard, Meeting und Crewtree
• Finanzen: Preisliste, Angebote, Rabatte, Rechnungen, Buchhaltung und Verträge
• Mail: deine E-Mails mit NiiRo Mail
• System: Unternehmen, Team und dieses FAQ

So startest du:

1. Richte beim ersten Anmelden die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ein. Crewmate öffnet dafür das Fenster 2FA einrichten; ohne 2FA erreichst du keine Daten.
2. Lege unter System → Unternehmen dein Unternehmen an.
3. Trage unter Anfragen → Q&A Training eigene Beispiele ein: je eine typische Kundennachricht und deine ideale Antwort. Nötig sind derzeit mindestens 5 eigene Beispiele, ratsam ist mindestens eins je Szenario.
4. Öffne Anfragen → Neue Anfrage, gib die Kundennachricht als Datei, Audio oder Text ein, wähle Unternehmen und Kanal und klicke auf Antwort generieren. Der Knopf bleibt gesperrt, bis du genügend eigene Beispiele angelegt hast. Bis dahin zeigt ein Hinweis direkt darüber, wie viele du schon hast und wie viele nötig sind.
5. Prüfe den Entwurf und übernimm ihn mit Kopieren. Crewmate verschickt die Antwort nicht selbst.

Der zweite Faktor sorgt dafür, dass niemand allein mit deinem Passwort an deine Kunden-, Rechnungs- und Bankdaten kommt. Deshalb ist 2FA für jedes Konto Pflicht: Ohne eingerichtete 2FA erreichst du keine Daten, und abschalten lässt sie sich nicht.

1. Melde dich an. Crewmate öffnet automatisch das Fenster 2FA einrichten. Hast du es geschlossen, klicke auf 2FA jetzt einrichten.
2. Scanne den QR-Code mit einer Authenticator-App (z. B. Google Authenticator, Authy) oder gib den angezeigten Code dort von Hand ein.
3. Gib den 6-stelligen Code aus der App ein und klicke auf Aktivieren.
4. Sichere die zehn Wiederherstellungscodes mit Codes kopieren oder Herunterladen. Sie werden nur dieses eine Mal angezeigt.
5. Tippe den abgefragten Code aus der Liste ab und klicke auf Codes gesichert, jetzt aktivieren.
6. Crewmate meldet dich ab. Ab der nächsten Anmeldung brauchst du Passwort und 6-stelligen Code.

Gut zu wissen:

• Kein Zugriff auf die App: Gib beim Login statt des 6-stelligen Codes einen Wiederherstellungscode ein. Jeder Code funktioniert einmal.
• Neue Wiederherstellungscodes: Den Stand siehst du unter System → Unternehmen ganz unten in der Karte „Sicherheit — Zwei-Faktor-Authentifizierung“. Wiederherstellungscodes lassen sich in derselben Karte jederzeit neu erzeugen (Wiederherstellungscodes neu generieren). Du brauchst dafür einen aktuellen 6-stelligen Code. Die neuen Codes sicherst und bestätigst du wie bei der Einrichtung; die bisherigen werden ungültig, und du wirst abgemeldet.
• App und Codes verloren: Dann kann nur NiiRo den zweiten Faktor zurücksetzen. Schreib an die E-Mail-Adresse im Impressum; bei der nächsten Anmeldung richtest du 2FA neu ein.

Crewmate hat zwei Abo-Stufen mit monatlicher Abrechnung. Beide Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

• Standard – 29 € pro Monat: alle Bereiche ohne den Hinweis Premium im Menü, zum Beispiel Anfragen mit KI-Antworten, Kundenverwaltung, Kalender, Angebote, Verträge, Rechnungen und DJ Profil. Ausnahme ist Buchhaltung: Der Bereich öffnet NiiRo Tax, ein eigenes Produkt mit eigenem Tarif. Ohne NiiRo-Tax-Abo gilt dort derzeit ein Gratis-Umfang von einem Unternehmen und 50 Buchungen pro Kalenderjahr.
• Premium – 49 € pro Monat: zusätzlich Musikwunsch, Gigboard, NiiRo Meeting und Crewtree. Nur mit Premium kannst du außerdem deinen Firmenkalender mit einem anderen Crewmate-Konto teilen; dafür brauchen beide Seiten Premium. Im öffentlichen DJ-Verzeichnis erscheint dein Profil mit Premium-Abzeichen und weiter vorn.

Bezahlt wird über Stripe. Sobald dein Abo über Stripe läuft, findest du oben rechts im Benutzermenü (Personensymbol) den Punkt Abo verwalten. Dort wechselst du auf Premium oder kündigst. Die Kündigungsfristen stehen in den Nutzungsbedingungen unten auf der Seite.

In beiden Stufen gilt ein Tageslimit für KI-Antworten auf Kundenanfragen, derzeit 10 pro Tag. Ist es erreicht, meldet Crewmate das, und am nächsten Tag geht es weiter.

Unter System → Unternehmen, und zwar bis zu drei. Ein Unternehmen ist dein Absenderprofil, etwa eine DJ-Marke, mit eigenem Namen, Logo, Kontakt, Anschrift, Steuerangaben und Bankkonten.

1. Öffne System → Unternehmen.
2. Klicke auf + Neues Unternehmen und fülle mindestens Firma / Dienstleister aus.
3. Klicke auf Speichern.

Gut zu wissen:

• Dein erstes Unternehmen ist automatisch Primär und wird in Auswahlfeldern vorausgewählt, etwa in Neue Anfrage. Mit Als primär setzen machst du ein anderes zum primären Unternehmen.
• Beim Generieren einer Antwort wählst du das Unternehmen aus. Sein Name, seine Website und seine E-Mail gehen als Absender in die Antwort ein.
• Ton und Stil lernt Crewmate aus deinen Q&A-Beispielen und deinen Korrekturen, nicht aus den Angaben des Unternehmens. Im Q&A Training kannst du jedem Beispiel ein Unternehmen zuordnen; Crewmate berücksichtigt das, wenn es Beispiele für eine Antwort auswählt.
• Die Standardsprache eines Unternehmens wird in neuen Angeboten vorausgewählt.
• Mitarbeiter und externe Dienstleister unter System → Team gehören immer zu einem Unternehmen.

Beide findest du unter System → Unternehmen. Unternehmen sind deine bis zu drei Absenderprofile; die Firmendaten darunter gelten für dein ganzes Konto.

• Unternehmen: je eigener Name, Logo, Anschrift, Kontakt, Steuerangaben und Bankkonten. Du wählst pro Vorgang eines aus. Wählst du keins, nimmt Crewmate dein primäres Unternehmen.
• Firmendaten als Rückfall: Sie springen ein, wenn es für einen Vorgang kein Unternehmen gibt, zum Beispiel solange du noch keins angelegt hast. Auf Verträgen und Rechnungen ergänzen sie außerdem einzelne Angaben, die am Unternehmen fehlen, etwa die Umsatzsteuer-ID oder die Steuernummer. Die Anschrift wird dabei nur komplett übernommen, nie gemischt.
• Sobald ein Unternehmen existiert, sind in den Firmendaten Name, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon 1, Website, Umsatzsteuer-ID und Steuernummer schreibgeschützt. Ändere sie am Unternehmen.
• Die Sätze unter Anfahrt & Reisekosten gibt es nur in den Firmendaten; sie gelten für das ganze Konto. Klickst du im Dienstleister-Angebot auf Distanz berechnen, trägt Crewmate daraus die Anfahrt und ab der eingestellten Entfernung auch das Hotel als Position ein. Bleiben die Felder leer, entsteht keine solche Position.

Faustregel: Absenderdaten pflegst du am Unternehmen. In den Firmendaten pflegst du die Reisekosten-Sätze; alles andere dort ist nur der Rückfall.

Über das Auswahlfeld mit DE, EN und ES oben rechts in der Kopfzeile. Die Oberfläche wechselt sofort.

• Deine Wahl wird in diesem Browser gespeichert, beim nächsten Besuch wiederhergestellt und gilt dort auch für die öffentlichen Crewmate-Seiten. In einem anderen Browser, auf einem anderen Gerät oder im privaten Fenster startet Crewmate auf Deutsch, bis du dort umstellst.
• Der Chat-Assistent Crew antwortet in der eingestellten Sprache.
• Die Sprache deiner Kundenantworten stellst du getrennt davon in Neue Anfrage unter Antwortsprache ein. Angebote und Verträge haben ebenfalls ein eigenes Sprachfeld.

Crew ist der KI-Chat-Assistent hinter dem runden Knopf unten rechts. Er beantwortet Fragen zur Bedienung von Crewmate.

• Seine Antworten stützt Crew auf eine hinterlegte Wissensbasis. Als Modell nutzt er GPT-5.6 Terra von OpenAI.
• Er antwortet in der Sprache, die oben rechts eingestellt ist.
• Auf deine Kunden, Angebote oder Rechnungen hat er keinen Zugriff.
• Deine Chatnachrichten werden gespeichert, damit er den Gesprächsverlauf kennt.
• Wie jede KI kann Crew sich irren. Prüfe wichtige Angaben in der App.

Unter Anfragen → Neue Anfrage gibst du die Nachricht deines Kunden ein, und Crewmate schreibt einen Antwortentwurf in deinem Stil. Verschickt wird nichts automatisch: Du kopierst den Entwurf und sendest ihn selbst.

1. Wähle unter Eingabeart wählen einen Weg und gib die Nachricht dort ein: Datei hochladen (Screenshot oder PDF bis 4 MB, auch per Strg+V), Audio & Sprachnachricht oder Text einfügen.
2. Wähle unter Einstellungen das Unternehmen und den Kanal, über den du antwortest.
3. Ergänze bei Bedarf Kundenname und Kontext. Szenario, Antwortsprache und Anrede erkennt Crewmate selbst, die Verfügbarkeit prüft es im Kalender. Stelle diese Felder nur um, wenn die Automatik danebenliegt.
4. Klicke auf Antwort generieren.
5. Prüfe den Entwurf unter Ergebnis und übernimm ihn mit Kopieren.

Gut zu wissen:

• Das Erstellen kann ein bis zwei Minuten dauern.
• Setzt du bei einer Datei den Haken Kundendaten aus Screenshot extrahieren, öffnet Crewmate danach das Fenster Neuen Kunden anlegen, schon ausgefüllt. Angelegt ist der Kunde erst, wenn du dort auf Speichern klickst.
• Antwort generieren bleibt gesperrt, bis du genug eigene Q&A-Beispiele angelegt hast, derzeit mindestens 5.
• Pro Tag sind derzeit 10 KI-Antworten möglich. Schlägt eine Erstellung fehl, wird sie nicht angerechnet.

Ein Q&A-Beispiel ist eine echte Kundennachricht zusammen mit der Antwort, die du selbst darauf geben würdest. Crewmate schreibt neue Antworten nach diesen Beispielen; ohne genug eigene Beispiele bleibt Antwort generieren gesperrt.

So legst du ein Beispiel an:

1. Öffne Anfragen → Q&A Training.
2. Wähle unter Neues Beispiel hinzufügen Szenario, Unternehmen, Kanal und Sprache.
3. Füge die Kundennachricht und Deine ideale Antwort ein.
4. Klicke auf Beispiel hinzufügen.

Gut zu wissen:

• Wie viele: Nötig sind derzeit mindestens 5 eigene Beispiele; die automatischen Übersetzungen deiner Beispiele zählen mit. Solange welche fehlen, zeigt der Hinweis über Antwort generieren deinen Stand. Ratsam ist mindestens ein Beispiel je Szenario.
• Wie Crewmate sie nutzt: Für jede Anfrage sucht Crewmate das passendste Beispiel: nach Szenario, Event-Typ, Sprache, Kanal und Unternehmen und danach, wie ähnlich die gespeicherte Kundennachricht der neuen ist. Beispiele in einer anderen Sprache als die Antwort oder mit der anderen Anrede (Du oder Sie) kommen dafür nicht in Frage. Das gewählte Beispiel gibt Aufbau, Länge, Ton und Formulierungen vor. Namen, Daten, Preise, Links und Kontaktdaten aus dem alten Fall nimmt Crewmate vorher heraus, soweit es sie erkennt; eingesetzt werden nur Angaben aus der neuen Anfrage, deinem Kontext und deinem Unternehmen. Bis zu drei weitere Beispiele liefern nur Stilmerkmale.
• Kein passendes Beispiel: Dann schreibt die KI die Antwort selbst und nutzt deine Beispiele nur für den Stil.
• Sprachen: Neue Beispiele übersetzt Crewmate automatisch in die anderen Sprachen (Deutsch, Englisch, Spanisch). Fehlen Übersetzungen, erscheint Fehlende Sprachen ergänzen. Von Hand bearbeitete Übersetzungen überschreibt Crewmate nicht.
• Weitere Quelle: Jede Korrektur, die du über So hätte ich geantwortet speicherst, wird ebenfalls ein Beispiel, sofern du den Text geändert hast. Notizen siehst nur du; die KI bekommt sie nicht.

Ja. Crewmate schreibt die Sprachnachricht mit OpenAI Whisper ab und setzt den Text ins Textfeld. Die Antwort erzeugst du danach wie bei einer geschriebenen Nachricht.

1. Wähle unter Anfragen → Neue Anfrage die Eingabeart Audio & Sprachnachricht.
2. Stelle bei Bedarf die Sprache der Aufnahme ein; sonst erkennt Crewmate sie automatisch.
3. Lege die Datei ab oder klicke in das Feld (MP3, M4A, OGG, WAV oder WebM, bis 4 MB).
4. Prüfe den Text unter Text der Kundennachricht und korrigiere ihn bei Bedarf.
5. Klicke auf Antwort generieren.

Längere Aufnahmen teilst du in kürzere Teile. Das Abschreiben zählt nicht zum Tageslimit für Antworten.

Bookinganfragen schicken dir Kunden über das Anfrageformular deines veröffentlichten DJ-Profils. Du findest sie unter Anfragen → Bookinganfragen; eine KI-Antwort schreibt Crewmate dafür nicht.

• Angebot erstellen: nimmt die Anfrage sofort an, legt den Kunden in der Kundenliste an und öffnet ein vorausgefülltes Angebot. Gibt es schon einen Kunden mit derselben E-Mail-Adresse, nutzt Crewmate diesen. Hat der Kunde den Buchungskalkulator genutzt, steht die Preisvorkalkulation in den Notizen des Angebots. Nach dem Speichern des Angebots steht die Anfrage auf „Angebot erstellt“.
• Annehmen: markiert die Anfrage als angenommen. Der Kunde bekommt dadurch keine Nachricht.
• Ablehnen: Crewmate fragt, was der Kunde hören soll, schickt ihm danach eine E-Mail und zeigt auf der Karte, ob sie rausging. Du tippst eine Zahl ein:
  • 1 = Du kümmerst dich um eine Vertretung. Die E-Mail kündigt an, dass du dich mit einem Vorschlag meldest. Schreib den Auftrag danach im Gigboard aus (Premium).
  • 2 = Der Kunde sucht sich selbst einen anderen DJ. Die E-Mail enthält einen Link zum öffentlichen DJ-Verzeichnis.

Ablehnen geht nur, solange die Anfrage neu ist. Sobald du auf Annehmen oder Angebot erstellen klickst, verschwindet der Knopf.

Eine Zahl am Menü Anfragen zeigt neue, noch nicht gesehene Anfragen. Ist eine Anfrage länger als 7 Tage neu, also weder angenommen noch abgelehnt, erscheint zusätzlich Offene Bookinganfragen in der Navigation.

Jede erzeugte Antwort speichert Crewmate automatisch unter Anfragen → Verlauf. Die Transkription unter DJ Tools → Transkription macht aus einer Audiodatei Text, ohne eine Antwort zu erzeugen.

Verlauf: Jeder Eintrag zeigt Unternehmen, Kanal, Kundenanfrage, erzeugte Antwort, QA-Wert und deine Bewertung. Du kannst nach Unternehmen filtern, über Details alles lesen und Einträge Löschen. Gespeichert ist die erzeugte Fassung; eine gespeicherte Korrektur liegt als Beispiel im Q&A Training. Löschen entfernt nur den Eintrag im Verlauf, nicht dieses Beispiel.

Die Transkription ist für Sprachnachrichten, Aufnahmen von Vorgesprächen oder Memos gedacht:

1. Wähle die Datei oder zieh sie in das Feld (MP3, M4A, WAV, OGG, WebM oder FLAC, bis 4 MB).
2. Wähle die Sprache oder lass sie automatisch erkennen.
3. Klicke auf Transkribieren.
4. Übernimm den Text mit Kopieren oder Als .txt.

Crewmate speichert das Transkript nicht. Längere Aufnahmen teilst du in kürzere Teile.

Unter jeder erzeugten Antwort kannst du sie bewerten und so umschreiben, wie du sie wirklich senden würdest. Am stärksten wirkt die Korrektur: Sie wird sofort ein Q&A-Beispiel.

1. Markiere zuerst bei Bedarf unter Was war nicht ideal? passende Stichworte, etwa Zu lang oder Falscher Ton.
2. Bewerte die Antwort mit Schlecht, Mäßig, OK, Gut oder Sehr gut (1 bis 5).
3. Optional: Klicke auf So hätte ich geantwortet, ändere den Text und speichere mit Korrektur speichern & lernen. Deine Fassung ersetzt danach den Entwurf unter Ergebnis und lässt sich kopieren.

Gut zu wissen:

• Reihenfolge: Nach der Bewertung verschwinden Stichworte und Bewertungsknöpfe; korrigieren kannst du weiterhin. Speicherst du zuerst die Korrektur, kannst du danach nicht mehr bewerten.
• Korrektur: Crewmate speichert sie als Q&A-Beispiel mit Unternehmen, Kanal, Sprache, Anrede und Szenario dieser Anfrage. Passen mehrere Beispiele gleich gut, bevorzugt Crewmate deine Korrekturen. Hast du nichts geändert, entsteht kein neues Beispiel.
• Bewertung: Sie steht danach im Verlauf. Immer nach fünf bewerteten oder korrigierten Antworten legt Crewmate im Tab Q&A Training unter Gelernter Stil einen Stil-Vorschlag an, sofern genug Material da ist. Gelernt wird aus Korrekturen und kritischen Rückmeldungen (Schlecht, Mäßig oder markierte Stichworte); eine gute Bewertung allein ändert nichts.
• Stil-Vorschlag: Er wirkt erst, wenn du ihn mit Übernehmen bestätigst. Mit Jetzt aus Feedback lernen stößt du ihn selbst an; auch dann braucht Crewmate genug Material, sonst erscheint ein Hinweis.

Ja, wenn Name und Unternehmen genau passen. Dann bezieht die KI die gespeicherten Angaben dieses Kunden und einen kurzen Hinweis auf eure letzte Nachricht in die Antwort ein.

• Name: Er kommt aus dem Feld Kundenname. Bei einem Screenshot oder PDF hat ein dort erkannter Absendername Vorrang.
• Treffer: Der Name muss genau so unter Kunden → Kundenliste stehen, und beim Kunden muss unter Unternehmen dasselbe Unternehmen eingetragen sein, das du in der Anfrage gewählt hast. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle; ein Teil des Namens reicht nicht.
• Aus Bookinganfragen: Kunden, die Crewmate aus einer Bookinganfrage anlegt, haben anfangs kein Unternehmen. Öffne sie in der Kundenliste über Bearbeiten (Stift), wähle das Unternehmen und klicke auf Speichern.
• Was einfließt: Firma, Event-Typ und Notizen aus dem Kundeneintrag. Dazu kommt ein kurzer Hinweis auf eure letzte Nachricht in Crewmate: Datum, Kanal und die ersten Worte. Den vollen Text früherer Anfragen und Antworten bekommt die KI nicht.

Einen Hinweis „Stammkunde erkannt“ zeigt Crewmate nicht an. Frühere Antworten findest du unter Anfragen → Verlauf.

Nach dem Klick auf Antwort generieren arbeitet Crewmate diese Schritte ab. Was sie ergeben haben, siehst du danach unter Pipeline-Details anzeigen.

1. Vision: liest bei einem Screenshot oder PDF die Kundennachricht und den Absendernamen aus. Bei Text oder Audio entfällt dieser Schritt.
2. Intake: erkennt Sprache, Anrede, Event-Typ, Datum, Budget-Hinweise und Szenario. Deine Einstellungen für Szenario, Antwortsprache und Anrede haben Vorrang.
3. Kalender: prüft das angefragte Datum im Kalender des gewählten Unternehmens (DJ Tools → Kalender). Nennt die Anfrage kein Datum oder hast du kein DJ Profil, bleibt die Verfügbarkeit offen; mit Verfügbarkeit Zusage oder Absage legst du sie selbst fest.
4. Strategie: legt fest, was die Antwort erreichen soll und welcher nächste Schritt passt. Was du unter Kontext einträgst, ist dabei verbindlich.
5. Writer: schreibt den Entwurf nach deinem passendsten Q&A-Beispiel, deinem übernommenen Stilprofil und den Daten des Unternehmens; bei erkannten Stammkunden kommen die Angaben aus dem Kundeneintrag dazu.
6. QA: bewertet den Entwurf mit bis zu 10 Punkten. Besteht er nicht – zum Beispiel weil er unter 9 von 10 Punkten liegt –, überarbeitet der Writer ihn einmal gezielt, und QA prüft erneut. Besteht er auch dann nicht, zeigt Crewmate ihn trotzdem an, mit der QA-Note über dem Ergebnis, außer die Schlussprüfung hält ihn an.

Zum Schluss prüft Crewmate, ob die Antwort deinem Q&A-Beispiel folgt und keine Details aus einem früheren Fall enthält. Klappt das nicht, bekommst du statt einer unsicheren Antwort einen Hinweis.

Unter Kunden → Kundenliste speicherst du deine Kunden mit Kontakt-, Adress- und Steuerdaten. Jeder Kunde bekommt automatisch eine Kundennummer.

• Anlegen: Klicke auf + Neuer Kunde. Tippe die Daten ein oder lade einen Screenshot oder ein PDF hoch – die KI füllt die erkannten Felder vor. Prüfe sie und speichere.
• Aus einer Anfrage: Lädst du bei Neue Anfrage einen Screenshot hoch und setzt den Haken bei Kundendaten aus Screenshot extrahieren, öffnet sich nach der Antwort der Kunden-Dialog vorausgefüllt. Gespeichert wird der Kunde erst, wenn du speicherst.
• Aus Bookinganfragen: Klickst du bei einer Bookinganfrage auf Angebot erstellen, legt Crewmate den Kunden mit Kontaktdaten, Event-Typ, Event-Datum und Event-Ort an, falls es noch keinen Kunden mit dieser E-Mail-Adresse gibt. Einem deiner Unternehmen ist er dann noch nicht zugeordnet; das holst du mit Bearbeiten nach.
• Weiterverwenden: Klicke auf einen Kunden. In der Detailansicht startest du mit Neues Angebot ein Angebot mit seinen Daten, oder du machst ihn mit Als Provisionspartner übernehmen zum Provisionspartner. In Verträgen und Vorgesprächen wählst du ihn als Quelle aus.
• Stammkunden: Die KI bezieht Firma, Event-Typ und Notizen aus dem Kundeneintrag ein, dazu einen kurzen Hinweis auf eure letzte Nachricht. Dafür müssen zwei Dinge passen: Der Name in der Anfrage ist genau der Name aus dem Feld Name des Kunden (Groß- und Kleinschreibung egal), und bei Neue Anfrage ist das Unternehmen gewählt, dem der Kunde zugeordnet ist. Den Namen trägst du bei Kundenname (optional) ein. Bei einem Screenshot hat der Absendername, den die KI darauf erkennt, Vorrang vor deiner Eingabe.
• Löschen: Entfernt nur den Eintrag in der Kundenliste. Angebote, Verträge und Rechnungen behalten ihre Kundenangaben.

Unter DJ Tools → Kalender trägst du deine Termine ein, für jedes Unternehmen in einem eigenen Kalender. Nennt eine neue Anfrage ein Datum, prüft die KI im Schritt „Kalender“ den Kalender des gewählten Unternehmens. Ist der Tag belegt, geht sie davon aus, dass du nicht verfügbar bist.

Voraussetzung ist ein gespeichertes Profil unter DJ Tools → DJ Profil mit Dein Seiten-Link. Ohne Profil zeigt der Kalender nur einen Hinweis, und die KI kann ihn nicht lesen.

1. Wähle oben das Unternehmen.
2. Klicke auf Termin eintragen.
3. Gib Titel, Beginn und Ende ein oder setze Ganztägig. Der Ort ist optional.
4. Wähle die Blockierung und klicke auf Termin speichern.

Belegt ist ein Tag, sobald einer dieser Einträge auf ihm liegt, auch ein kurzer:

• Termine mit Geblockt oder Optional. Termine mit Nur Hinweis blockieren nicht.
• Angenommene Angebote. Offene Angebote siehst du im Kalender mit der Marke „Optional“, sie blockieren aber nicht.
• Termine, die Kunden über Meeting bei dir gebucht haben (Premium). Im Kalender stehen sie als „Vorgespräch“.
• Gigboard-Gigs, die du übernommen hast, sobald beide Seiten den Vertrag unterschrieben haben.

Gut zu wissen:

• Ein leerer Tag gilt nicht automatisch als frei. Dann entscheidet die KI anhand der Anfrage.
• Bei Neue Anfrage steht Verfügbarkeit normalerweise auf Automatisch (Kalender). Wählst du Zusage oder Absage oder ein Szenario mit „verfügbar“ oder „nicht verfügbar“, gilt deine Wahl statt des Kalenders.

Weitere Funktionen:

• Kalender importieren übernimmt kommende Termine aus Google, Apple iCloud oder Outlook über eine iCal-Adresse. Sie blockieren wie „Geblockt“; was dort als frei markiert ist, kommt als „Nur Hinweis“. Erneutes Importieren gleicht Änderungen ab.
• Kalender abonnieren (danach Abo-Adresse kopieren) zeigt deine Kalendereinträge als Abo in Apple, Google oder Outlook Kalender. Angebote und Gigboard-Gigs sind darin nicht enthalten.
• Über Dokumente an einem Termin heftest du Angebot, Rechnung, Vertrag, Vorgesprächsdatei oder eine eigene Datei an. Bei Angebotsterminen kannst du nur nachsehen, nichts hochladen.
• Kalender teilen lädt einen anderen registrierten Dienstleister per E-Mail ein. Nimmt er an, haben beide vollen Zugriff auf diesen Firmenkalender. Das setzt Premium bei euch beiden voraus; der Kalender selbst braucht kein Premium.

Mail öffnet NiiRo Mail direkt im Dashboard: eine eigene App für deine geschäftlichen E-Mails, mit Kalender und Kontakten. Eine zweite Anmeldung brauchst du nicht, Crewmate meldet dich dort automatisch an.

1. Klicke in der Navigation auf Mail.
2. Verbinde beim ersten Mal in NiiRo Mail unter Einstellungen → E-Mail-Konten dein E-Mail-Konto, entweder mit deinem Google-Konto oder mit den IMAP/SMTP-Daten deines Anbieters.
3. Lege dort unter Signatur die Signatur für deine E-Mails an.

Angebote und Verträge kannst du aus Crewmate heraus über Mail verschicken. Öffne ein Angebot unter Finanzen → Angebote oder einen Vertrag unter Finanzen → Verträge und klicke auf Per Mail versenden. Crewmate legt in NiiRo Mail einen Entwurf mit dem PDF an; verschickt wird er erst, wenn du ihn selbst absendest. Ohne verbundenes E-Mail-Konto nimmst du Im eigenen Mailprogramm und hängst das PDF selbst an.

Absender und Signatur übernimmt NiiRo Mail nicht aus deinen Firmendaten in Crewmate; du pflegst sie nur dort. Freie Termine für neue Anfragen prüft Crewmate im Kalender unter DJ Tools → Kalender, nicht im Kalender von NiiRo Mail. Für Mail brauchst du kein Premium.

Unter Kunden → Locations speicherst du Veranstaltungsorte, die du wiederverwenden willst. Im Angebot wählst du sie dann aus, statt die Adresse neu einzutippen.

1. Klicke auf + Neue Location und gib den Namen ein.
2. Klicke auf Adresse finden. Crewmate trägt den besten Treffer ein; gibt es mehrere, wählst du den richtigen aus der Liste. Prüfe die Adresse oder trag sie selbst ein.
3. Ergänze bei Bedarf Sperrstunde, Technik / Stromanschlüsse, Anfahrt / Parken, Hausordnung und Notizen.
4. Klicke auf Speichern.

Gut zu wissen:

• Im Angebot: Wähle unter Location / Venue eine gespeicherte Location. Übernommen werden Name, Adresse und Land. Sperrstunde, Technik und die übrigen Hinweise bleiben nur in der Location.
• Automatisch: Speicherst du ein Angebot mit einem neuen Location-Namen, legt Crewmate die Location selbst an. Mit Location speichern im Angebot geht das sofort.
• Anfahrt für Dienstleister: Setzt du im Angebot den Haken bei Zusätzlich ein Dienstleister-Angebot erstellen und wählst einen Dienstleister, schätzt Distanz berechnen die Strecke von seiner Adresse zur Location (Luftlinie mal 1,3, hin und zurück). Anfahrt und bei Bedarf ein Hotel kommen als Zeilen in Zusätzliche Positionen des Dienstleister-Angebots, nicht in dein Kundenangebot. Dafür muss unter System → Unternehmen in den Firmendaten Anfahrt pro km (€) ausgefüllt sein; für das Hotel zusätzlich Hotel ab (km) und Hotel-Pauschale (€). Diese Sätze gelten für alle deine Unternehmen.

Ein Vorgespräch ist deine Arbeitsdatei für ein Event: Darin hältst du fest, was du vor dem Termin mit dem Kunden klärst, etwa Ablauf, Spielzeiten, Technik und Musikwünsche. Du füllst es selbst aus; einen Link, über den der Kunde es ausfüllt, gibt es derzeit nicht.

1. Öffne Kunden → Vorgespräche und klicke auf Neues Vorgespräch.
2. Wähle unter Angebot ein Angebot oder unter Kunde einen gespeicherten Kunden. Die vorhandenen Daten werden übernommen.
3. Prüfe Titel, Eventdatum und Anlass. Die Vorgangsnummer ist Pflicht: Mit einem Angebot steht sie schon drin, mit einem Kunden trägst du sie selbst ein. Klicke dann auf Vorgespräch erstellen.
4. Fülle die Abschnitte aus. Deine Eingaben werden automatisch gespeichert.

Gut zu wissen:

• Abschnitte sind unter anderem Kundendaten, Anlass & Dresscode, Veranstaltungsort, Spielzeiten, Leistungen, Technik-Checkliste, Honorar, Musikwünsche, Ablaufplan, Dateien & Anhänge und Notizen. Ist der Anlass eine Hochzeit, kommt „Hochzeit – Ablauf & Songs“ dazu.
• Für ein vollständiges Vorgespräch brauchst du mindestens den Kundennamen und den Namen des Veranstaltungsorts. Fehlt etwas, wird trotzdem gespeichert; mit Jetzt speichern siehst du, was noch fehlt.
• Als PDF speichern öffnet den Druckdialog deines Browsers. Dort speicherst du das Vorgespräch als PDF und kannst es dem Kunden schicken.
• Die Option Musikwunschliste anlegen legt eine Musikwunsch-Liste als Entwurf an – nur mit Premium. Aktivieren und teilen kannst du sie danach unter DJ Tools → Musikwunsch.
• Einen Termin für das Gespräch können Kunden über deinen Terminlink von NiiRo Meeting selbst buchen (Premium); den Link findest du unter DJ Tools → DJ Profil in der Karte NiiRo Meeting. Im Kalender steht der Termin dann als „Vorgespräch“; die Datei hier legst du trotzdem selbst an.
• Aus dem Vorgespräch wird später ein Vertrag: Unter Finanzen → Verträge klickst du auf + Neuer Vertrag und wählst es bei Vorgespräch auswählen … aus.

Mit Musikwunsch (Premium) legst du für jedes Event einen Kanal an. Gäste öffnen ihn über QR-Code oder Link und schicken dir Songwünsche, die du live abarbeitest.

1. Öffne DJ Tools → Musikwunsch und klick auf Neuer Kanal.
2. Gib einen Namen ein. Optional legst du Zeitraum, Location, Limits, Szenarien (z. B. Zeremonie, Party) und Passwörter fest. Klick auf Kanal erstellen; der Kanal steht dann im Status Entwurf.
3. Klick im Kanal auf Aktivieren. Erst dann können Gäste wünschen.
4. Teile den QR-Code, nutze Eventkarte herunterladen oder Link kopieren. Gäste suchen ihren Song über die Songsuche oder tragen Titel und Artist von Hand ein.
5. In der Warteliste markierst du Songs als Gespielt oder lehnst sie mit Ablehnen ab, auf Wunsch mit Grund. Mit Zurück holst du einen Song wieder in die Warteliste. Eigene Songs fügst du über Song manuell ergänzen hinzu.
6. Nach dem Event klickst du auf Beenden. Hast du ein Ende eingetragen, schließt sich der Kanal danach von selbst. Ohne Ende schließt er 24 Stunden nach dem eingetragenen Start, außer du hast Open End gewählt.

Gut zu wissen:

• Max. Songs gesamt begrenzt die offenen Wünsche im Kanal (Standard 200). Richtwert pro Gast bremst je Gerät (Standard 5), ist aber keine harte Grenze.
• Mit einem Auftraggeber-Passwort (z. B. für das Brautpaar) gelten diese Wunsch-Limits nicht. Der Auftraggeber kann außerdem eine öffentliche Spotify-Playlist importieren (bis zu 100 Titel), und seine Wünsche sind mit Stern markiert.
• Mit dem Passwort für vorzeitigen Zugang können Gäste schon wünschen, solange der Kanal noch ein Entwurf ist.
• Der Reiter Nächster Track schlägt dir passende nächste Titel vor. Dafür kannst du deine DJ-Bibliothek importieren (Rekordbox, Traktor, Engine DJ, Serato oder Excel/CSV).
• 7 Tage nachdem ein Kanal beendet oder automatisch geschlossen wurde, wird er archiviert und 60 Tage später samt allen Wünschen gelöscht.
• Ohne aktives Premium-Abo schließt Crewmate deine laufenden Kanäle für Gäste.

Unter Finanzen → Preisliste legst du Positionen von Hand an oder lässt die KI eine vorhandene Preisliste auslesen. Importierte Positionen zeigt Crewmate zuerst in einer Vorschau; in den Katalog kommen sie erst nach deiner Bestätigung.

• Position hinzufügen: Name und Beschreibung (DE/EN/ES), Kategorie, B2B-Preis netto, B2C-Preis brutto, Währung und MwSt.-Satz eintragen.
• Datei importieren: Excel (.xlsx), Word (.docx) oder CSV bis 4 MB. Alte .xls-Dateien vorher als .xlsx speichern.
• Aus URL importieren: die Adresse deiner Preisseite.

Enthält eine Datei oder Seite zu viel Text, lehnt der Import sie ab. Teile die Liste dann in kleinere Dateien auf und importiere sie einzeln.

So läuft ein Import ab:

1. Datei oder Adresse wählen und auf „Importieren“ klicken.
2. Die KI liest die Quelle und zeigt die gefundenen Positionen an. Noch ist nichts gespeichert.
3. Alle Positionen sind vorausgewählt. Nimm den Haken bei denen heraus, die du nicht willst, und klicke „In den Katalog übernehmen“.
4. Danach jede Position in der Preisliste prüfen, vor allem den MwSt.-Satz: Die Vorschau zeigt ihn nicht, und steht in der Quelle keiner, setzt der Import 19 %.

Unter Finanzen → Angebote klickst du auf Neues Angebot. Ein Assistent führt dich in vier Schritten zum fertigen Angebot; Netto, MwSt. und Gesamtsumme rechnet Crewmate mit.

1. Absender & Firma: Unternehmen, Bankverbindung, zuständigen Mitarbeiter und Logo wählen. Optional liest Crewmate Kunde, Location, Datum und Positionen aus einem Screenshot oder PDF aus.
2. Kunde & Location: einen Kunden aus der Kundenliste wählen oder neu eintragen, dazu Location, Event-Datum und Uhrzeiten.
3. Steuer & Recht: Kundentyp, Kundenland und deinen Standort angeben. Den MwSt.-Satz nimmt Crewmate aus deinem Standort oder einem gewählten Steuerhinweis; bei Bedarf überschreibst du ihn von Hand.
4. Positionen, Summe & Dienstleister: Positionen aus deiner Preisliste wählen oder frei eintragen, optional einen Rabatt wählen und mit Angebot erstellen speichern.

Gut zu wissen:

• Aus der Preisliste nimmt Crewmate bei Geschäftskunden den B2B-Preis (netto), bei Privatkunden den B2C-Preis (brutto).
• Reverse Charge setzt Crewmate bei Geschäftskunden in einem anderen EU-Land als deinem Standort, wenn ihre USt-IdNr. zum Kundenland passt. Geprüft werden nur Form und Länderkürzel, nicht, ob die Nummer beim Finanzamt registriert ist.
• Ein neues Angebot ist ein Entwurf. Den Status (Entwurf, Gesendet, Angenommen, Abgelehnt) setzt du in der Angebotsansicht über Status ändern. Nur in einem Fall ändert Crewmate ihn selbst: Erstellst du aus dem Angebot einen Vertrag, fragt Crewmate nach und setzt es auf „Angenommen“. Das Verschicken ändert den Status nicht.
• Zum Verschicken legt Per Mail versenden einen Entwurf mit dem PDF im Bereich Mail an. Im eigenen Mailprogramm öffnet dein Mailprogramm mit vorbereitetem Betreff und Text. Das PDF speicherst du vorher über „Drucken“ und hängst es selbst an. Abschicken musst du in beiden Fällen selbst.

Gespeicherte Rabatte sind Prozent-Rabatte. Du legst sie einmal unter Finanzen → Rabatte an und wählst sie dann im Angebot aus.

1. Unter Finanzen → Rabatte auf Rabatt anlegen klicken.
2. Eine Bezeichnung (z. B. „Treuerabatt“) und den Prozentsatz eintragen, Aktiv auf „Ja“ lassen und speichern.
3. Im Angebot im letzten Schritt unter Rabatt: den Rabatt wählen. Zur Auswahl stehen nur aktive Rabatte.

Gut zu wissen:

• Pro Angebot gilt ein Rabatt. Er wird von der Nettosumme aller Positionen abgezogen, bevor die MwSt. berechnet wird.
• Im Angebot und im PDF steht er als eigene Zeile mit Bezeichnung und Prozentsatz; die Positionspreise bleiben unverändert.
• Erstellst du Vertrag oder Rechnung aus dem Angebot, wird der Rabatt übernommen.
• Einen festen Betrag kannst du nicht als Rabatt speichern. Auf einer Rechnung kannst du den Rabatt auf die Gesamtrechnung aber auch als Betrag in € netto eintragen.

Öffne das Angebot und klicke auf Vertrag erstellen. Alternativ startest du unter Finanzen → Verträge mit + Neuer Vertrag und wählst das Angebot als Quelle. Kunden-, Location-, Zeit-, Leistungs- und Honorardaten werden übernommen und bleiben bearbeitbar.

1. Den Vertragstyp wählen, z. B. Firmenkunde oder Privatkunde.
2. Die übernommenen Daten prüfen und ergänzen: Ansprechpartner, Honorar, optional eine Anzahlung mit Fälligkeit und das Fälligkeitsdatum des Restbetrags.
3. Die Klauseln des Mustervertrags mit „Text anzeigen“ lesen und bei Bedarf mit „Bearbeiten“ anpassen.
4. Den Hinweis zum Mustervertrag bestätigen und den Vertrag erstellen.
5. Unterschreiben: Den Signatur-Link für die Gegenseite kopierst du und schickst ihn deinem Kunden; selbst unterschreibst du mit „Jetzt als … unterschreiben“. Eine Unterschrift auf Papier hältst du mit Manuell als unterzeichnet markieren fest. Diesen Knopf gibt es erst, wenn der Vertrag nach „Versenden“ auf Versendet steht.

Gut zu wissen:

• Für einen Vertrag muss das Angebot auf „Angenommen“ stehen. Steht es noch auf Entwurf, Gesendet oder Abgelehnt, fragt Crewmate nach und setzt es auf „Angenommen“. Lehnst du ab, entsteht kein Vertrag.
• Zu einem Angebot gibt es nur einen gültigen Vertrag. Einen neuen legst du erst an, wenn der alte storniert oder archiviert ist.
• „Versenden“ ändert nur den Vertragsstatus, es verschickt nichts.
• Aus dem Vertrag erstellst du später die Rechnung mit Rechnung erstellen. Ist eine Anzahlung vereinbart, wählst du zwischen Anzahlung plus Restrechnung, nur der Anzahlungsrechnung oder der Gesamtrechnung. Die Positionen werden 1:1 übernommen.
• Die Vertragstexte sind Muster und keine Rechtsberatung.

Du erstellst eine Rechnung aus einem Vertrag mit Rechnung erstellen oder unter Finanzen → Rechnungen mit + Neue Rechnung. Jede Rechnung ist zuerst ein Entwurf; verbindlich wird sie erst mit Finalisieren.

1. Quelle & Empfängerwahl: ein Angebot oder einen Kunden wählen und übernehmen. Ein Angebot liefert Empfänger, Positionen, Leistungsort und Steuerhinweise, ein Kunde nur die Adresse.
2. Rechnungsdaten: Rechnungs- und Leistungsdatum, Fälligkeit, Zahlungsart, Bankverbindung, Exportformat und Sprache.
3. Empfänger: Name, Anschrift, Kundentyp und USt-IdNr. prüfen.
4. Positionen, Summe & Texte: Positionen aus der Preisliste wählen oder frei eintragen. Steuerart und Satz stehen je Position; ein gewählter Rechtstext / Steuerhinweis setzt sie für alle Positionen.
5. Mit „Proforma ansehen“ kontrollieren, mit „Entwurf erstellen“ speichern und in der Rechnungsansicht Finalisieren.

Gut zu wissen:

• Positionen aus der Preisliste bringen ihren MwSt.-Satz mit. Frei eingetragene Positionen starten mit „Standard“ und 19 %. Rechnest du mit einem anderen Satz, stell ihn je Position um.
• Die Rechnungsnummer vergibt Crewmate automatisch, spätestens beim Finalisieren.
• Eine finalisierte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Korrigieren kannst du sie nur mit Stornieren; das legt eine Stornorechnung als Entwurf an.
• Als Datei bekommst du die Rechnung über „Drucken / PDF“ (die Druckansicht deines Browsers) und nach dem Finalisieren über „XRechnung XML“; „Per Mail versenden“ legt dann einen Mail-Entwurf mit dem PDF an. ZUGFeRD kannst du im Formular zwar wählen, eine ZUGFeRD-Datei lässt sich derzeit aber nicht herunterladen.
• Den Stand pflegst du selbst mit „Als versendet markieren“ und „Als bezahlt“; auch „Per Mail versenden“ ändert ihn nicht. „Mahnung erstellen“ bietet die Rechnungsliste erst, wenn eine Rechnung als versendet markiert und noch nicht bezahlt ist.

Provisionspartner sind Agenturen, Hochzeitsplaner, Veranstaltungsorte oder Vermittler, denen du für einen vermittelten Auftrag eine Provision zahlst. Crewmate begleitet das vom Provisionsangebot bis zur Gutschrift.

1. Partner anlegen: unter Kunden → Provisionspartner mit + Neuer Provisionspartner oder in der Kundenliste mit Als Provisionspartner übernehmen. Partnerdaten kann Crewmate aus einem PDF oder Bild vorausfüllen; prüfe sie vor dem Speichern.
2. Im Kundenangebot Provisionsangebot erstellen wählen und Partner, Provision in Prozent oder als festen Nettobetrag, Berechnungsbasis und Fälligkeit festlegen. Das Kundenangebot bleibt unverändert.
3. Im Provisionsangebot Provisionsvereinbarung erstellen und die Vereinbarung unterschreiben lassen.
4. Ist sie unterschrieben und die vereinbarte Fälligkeit erreicht, etwa die vollständige Kundenzahlung, erzeugst du in der Vereinbarung mit Provisionsgutschrift erstellen die Gutschrift.
5. Nach dem Finalisieren schickst du dem Partner mit Bestätigung anfordern einen Prüf-Link per E-Mail; dort nimmt er die Gutschrift an oder lehnt sie ab. Dafür muss beim Partner eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Gut zu wissen:

• Die Gutschrift stellst du im Namen des Partners aus (Self-Billing). Du findest sie unter Finanzen → Rechnungen bei den Eingangsverbindlichkeiten.
• Partner gehören zu einem deiner Unternehmen; wähle oben im Bereich das passende aus.

Buchhaltung öffnet NiiRo Tax, die Buchhaltungs-App von NiiRo, im Dashboard. Ein eigenes Login brauchst du nicht: Crewmate meldet dich dort an; fehlt noch ein NiiRo-Tax-Konto, wird es dabei angelegt.

• Immer wenn die Übersicht von NiiRo Tax lädt, etwa beim Öffnen von Buchhaltung, übernimmt NiiRo Tax deine finalisierten Kundenrechnungen aus Crewmate als Beleg und Einnahme-Buchung.
• Die Rechnungen landen in dem Unternehmen, das in NiiRo Tax gerade ausgewählt ist. Führst du in Crewmate mehrere Unternehmen, werden sie nicht nach Unternehmen getrennt. Jede Rechnung wird nur einmal übernommen.
• Stornierst du eine übernommene Rechnung, neutralisiert NiiRo Tax die zugehörige Buchung.
• Entwürfe und Provisionsgutschriften werden nicht übernommen.
• NiiRo Tax ist ein eigenes Produkt mit eigenem Tarif und nicht im Crewmate-Abo enthalten. Ohne NiiRo-Tax-Abo kannst du dort derzeit ein Unternehmen und 50 Buchungen pro Kalenderjahr anlegen; übernommene Crewmate-Rechnungen zählen mit. Rechnungen darüber hinaus kommen als Beleg an und werden erst gebucht, wenn wieder Kontingent frei ist, zum Beispiel mit einem NiiRo-Tax-Abo.

Unter DJ Tools → DJ Profil baust du deine öffentliche DJ-Seite. Zum Speichern reicht der DJ-Name; veröffentlichen kannst du, sobald Seiten-Link und Bio stehen.

1. Trag im Feld DJ-Name / Künstlername deinen Namen ein. Daraus erzeugt Crewmate automatisch Dein Seiten-Link; du kannst ihn anpassen.
2. Wähle die Sprache deiner Profiltexte und schreib Tagline, Bio und Standort in dieser Sprache. Crewmate übersetzt sie automatisch ins Deutsche, Englische und Spanische. Klappt die Übersetzung einmal nicht, zeigt Crewmate einen Hinweis; speichere dann später noch einmal.
3. Ergänze nach Bedarf Profilbild, Genres, Anlässe, Erfahrung, Sprachen, öffentliche Kontaktdaten und Social-Media-Links (Instagram, Facebook, YouTube, SoundCloud, Spotify, TikTok).
4. Klick auf Profil speichern und bestätige mit deinem 2FA-Code, wenn Crewmate danach fragt.
5. Lade danach unter Medien (Bilder & Videos) bis zu 6 Bilder oder Videos hoch (Videos bis etwa 4 MB). Das geht erst, wenn das Profil gespeichert ist.
6. Setz den Haken bei Profil veröffentlichen und speichere erneut.

Gut zu wissen:

• Über deine öffentliche Seite können Kunden dich direkt anfragen. Diese Anfragen landen unter Anfragen → Bookinganfragen.
• Änderst du den Seiten-Link eines veröffentlichten Profils, funktionieren bereits geteilte Links nicht mehr. Crewmate fragt vorher nach.
• Optional setzt du den Haken bei Preisvorkalkulator auf der Buchungsseite aktivieren. Öffentlich erscheinen nur Preispositionen, bei denen du unter Finanzen → Preisliste den Haken Im Buchungskalkulator anzeigen gesetzt hast.
• Zwischen Urlaub von und Urlaub bis ist deine öffentliche Seite nicht erreichbar. Trag immer beide Daten ein, oder lass beide Felder leer, wenn du erreichbar bleibst.

Das DJ-Verzeichnis ist die öffentliche Liste, in der Kunden einen DJ suchen: auf der Crewmate-Startseite und auf der Verzeichnisseite. Du erscheinst dort nur, wenn dein Profil veröffentlicht ist und du der Listung zugestimmt hast.

1. Öffne DJ Tools → DJ Profil.
2. Setz den Haken bei Profil veröffentlichen.
3. Setz den Haken bei Im öffentlichen DJ-Verzeichnis anzeigen. Das geht nur zusammen mit einem veröffentlichten Profil.
4. Klick auf Profil speichern. Über DJ-Verzeichnis ansehen prüfst du das Ergebnis.

Gut zu wissen:

• Mit diesem Haken willigst du ein, dass dein Profil auf der Crewmate DJ-Übersicht gelistet wird und zu Werbezwecken von NiiRo.ai verwendet werden kann. Crewmate speichert dazu Zeitpunkt, Textfassung, Sprache, IP-Adresse und Browserkennung deiner Zustimmung.
• Deine Karte zeigt Name, Profilbild, Tagline, Standort, Genres, Erfahrung und Sprachen und führt auf deine öffentliche Seite.
• DJs mit Premium-Abo stehen oben und tragen ein Premium-Abzeichen.
• Filtert ein Kunde nach einem Anlass, kommen zuerst die DJs, die diesen Anlass angegeben haben, auch vor Premium-DJs ohne diesen Anlass. Sie bekommen ein Treffer-Zeichen. Deine Anlässe wählst du im DJ-Profil unter Für welche Anlässe bietest du dich an?
• Während deines eingetragenen Urlaubs erscheinst du nicht im Verzeichnis.
• Zum Austragen entfernst du den Haken und speicherst. Nimmst du dein Profil offline, verschwindet auch der Eintrag. Bis die öffentliche Liste das zeigt, können einige Minuten vergehen.

Beides sind eigenständige Premium-Apps, die du direkt im Dashboard unter DJ Tools → Meeting und DJ Tools → Crewtree öffnest. Beide bauen auf dem Seiten-Link aus deinem DJ-Profil auf, leg das Profil deshalb zuerst an. Die Anmeldung übernimmt Crewmate mit deiner aktuellen Sitzung.

• NiiRo Meeting ist deine Terminbuchung: Kunden wählen über deinen Terminlink selbst einen freien Termin, und das Gespräch kann als Videocall in NiiRo Meeting stattfinden. Welche Termine du anbietest und wann du frei bist, legst du in NiiRo Meeting unter Terminarten und Verfügbarkeit fest. Den Terminlink findest du unter DJ Tools → DJ Profil in der Karte NiiRo Meeting (Link kopieren).
• Crewtree ist deine Link-in-Bio-Seite: Musikwunsch, Buchung, kommende Gigs und Sets unter einem Link. Du gestaltest und veröffentlichst sie im Crewtree-Editor. Auf Wunsch ersetzt dein Crewtree-QR-Code die Social-Media-Links auf deiner öffentlichen DJ-Seite; den Schalter dafür findest du in Crewtree.

Das Gigboard ist die Auftragsbörse unter DJs mit Premium-Abo: Du gibst Gigs weiter, die du nicht selbst spielen kannst, oder bewirbst dich auf Gigs anderer DJs. Du öffnest es unter DJ Tools → Gigboard.

So gibst du einen Gig weiter:

1. Klick im Gigboard auf Gig erstellen. Alternativ öffnest du unter Finanzen → Angebote ein Kundenangebot und wählst Im Gigboard ausschreiben.
2. Wähle bei der Sichtbarkeit Alle DJs, damit andere DJs den Gig sehen.
3. Prüf die Bewerbungen und sag einem DJ zu. Daraus entsteht ein Vertrag zwischen euch beiden, den ihr digital unterschreibt.

So bewirbst du dich:

1. Such im Gigboard in der Übersicht Gig Board nach passenden Gigs.
2. Bewirb dich mit einer kurzen Nachricht und auf Wunsch mit einem Gagenvorschlag.
3. Den Stand verfolgst du unter Meine Bewerbungen, zugesagte Aufträge unter Verträge.

Gut zu wissen:

• Kundendaten werden nicht geteilt. Die genaue Adresse der Location sehen andere DJs erst, wenn ihr beide den Vertrag unterschrieben habt.
• Im Vertrag hält der ausschreibende DJ unter Freigabe des Kunden fest, dass sein Kunde den ausführenden DJ akzeptiert hat; der andere DJ bestätigt das.
• Nur meine Freunde ist voreingestellt. Einen solchen Gig sehen nur DJs, mit denen du in Crewmate eine bestätigte DJ-Freundschaft hast. Hast du keine, sieht ihn niemand; wähle dann Alle DJs.
• Crewmate ist nicht Vertragspartei und wickelt keine Zahlungen ab. Gage und Provision rechnet ihr direkt miteinander ab.

Dein Konto ist mit Passwort und einem verpflichtenden zweiten Faktor (2FA) geschützt. Die Verbindung zum Dashboard läuft verschlüsselt über HTTPS.

• Anmeldung: Nach dem Passwort fragt Crewmate bei jeder Anmeldung einen 6-stelligen Code aus deiner Authenticator-App oder einen Wiederherstellungscode ab.
• Heikle Aktionen: Auch wenn du angemeldet bist, fragt Crewmate noch einmal einen aktuellen 6-stelligen Code aus deiner Authenticator-App ab: wenn du dein Passwort änderst, dein Konto löschst, ein Abo abschließt oder verwaltest, die Firmendaten oder dein DJ-Profil samt Medien speicherst oder eine Bankverbindung änderst. Ein Wiederherstellungscode reicht dafür nicht.
• Anbieter: Daten und Anmeldung liegen bei Supabase, gehostet wird bei Vercel, Abos laufen über Stripe. KI-Funktionen und die Transkription schicken die jeweils nötigen Inhalte an OpenAI. Für Entfernungen und das Finden von Veranstaltungsorten geht die Adresse an Google Places oder OpenStreetMap. Alle Anbieter mit Zweck und Bedingungen stehen in der vollständigen Datenschutzerklärung: Klicke unten im Dashboard auf Datenschutz und dort auf vollständige Datenschutzerklärung.
• Konto löschen: Das geht oben rechts im Benutzermenü (Personensymbol) unter Konto löschen. Enthält dein Konto Daten, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, etwa Rechnungen, Verträge oder Protokolldaten deines Unternehmens, lehnt Crewmate die Selbstlöschung ab. Schreib dann an die E-Mail-Adresse im Impressum; NiiRo bearbeitet die Löschung von Hand.

Unter System → Team pflegst du je Unternehmen zwei Listen: deine eigenen Leute (Mitarbeiter) und externe Partner (Dienstleister). Lege zuerst unter System → Unternehmen ein Unternehmen an, vorher ist der Bereich nicht nutzbar.

• Mitarbeiter: Im Angebot wählst du einen als Zuständiger Mitarbeiter aus. Das ist intern und erscheint nicht im Kunden-PDF. Im Vertrag schlägt Crewmate seinen Namen als Ansprechpartner (Auftragnehmer) vor; dort kannst du ihn ändern oder leeren. Markierst du einen Mitarbeiter als Standard, ist er im Angebot vorausgewählt.
• Dienstleister: externe DJs, Technik, Fotografen oder Sonstige. Im Angebot legst du mit Zusätzlich ein Dienstleister-Angebot erstellen ein eigenes Angebot für einen aktiven Dienstleister an, mit seiner Gage und der Aufgabenteilung. Es ist die Grundlage für den Dienstleistervertrag; dort steht seine Bankverbindung als Empfängerkonto.
• Provisionspartner: Hochzeitsplaner, Agenturen oder Vermittler, die für vermittelte Aufträge eine Provision bekommen, legst du nicht hier an, sondern unter Kunden → Provisionspartner.

Trag bei jedem Dienstleister Land und Mehrwertsteuerpflichtig richtig ein. Danach richtet sich die Steuer im Dienstleister-Angebot, zum Beispiel Reverse Charge bei einem Partner aus einem anderen EU-Land. Distanz berechnen im Dienstleister-Angebot ermittelt die Strecke von seiner Adresse zur Location und übernimmt die Anfahrt und ab einer bestimmten Entfernung ein Hotel als Position. Die Sätze dafür trägst du in den Firmendaten unter Anfahrt & Reisekosten (Dienstleister-Angebote) ein; ohne sie entsteht keine Position.